Mobilitatea internationala a devenit de mult timp o realitate de zi cu zi pentru multe companii. Angajatii participa la intalniri si proiecte in alte state membre, sunt detasati temporar in strainatate sau lucreaza in mod obisnuit in doua sau mai multe tari. In acest context, certificatul A1 este deja un element familiar, fiind documentul care confirma statul in care sunt datorate contributiile sociale.

Cu toate acestea, in practica, formalitatile nu tin intotdeauna pasul cu mobilitatea. De multe ori, obtinerea certificatului A1 are loc dupa inceperea activitatii in strainatate, iar interpretarea obligatiilor si procesul de obtinere a certificatului variaza de la o tara la alta.

In Romania, acest proces este adesea perceput ca dificil de adaptat la nevoile operationale ale companiilor, in special in cazul deplasarilor de scurta durata, care necesita reactii rapide si un grad ridicat de flexibilitate.

Aceste provocari s-au dorit sa fie in centrul reformei Regulamentelor europene privind coordonarea sistemelor de securitate sociala, aprobata de Parlamentul European in iulie 2026. Principiile de baza raman in mare parte neschimbate, insa accentul se doreste mutat catre o aplicare mai riguroasa si mai uniforma la nivelul statelor membre, precum si catre prevenirea utilizarii abuzive a regulilor existente.

Au aparut o serie de noutati care ar putea avea un impact major atat pentru angajatori, cat si pentru angajati.

Mai mult accent pe formalitati inainte de deplasare
Noile reguli impun obligatia pregatirii documentatiei pentru obtinerea certificatului A1 inaintea inceperii deplasarii. In acest context, este prevazut un mecanism care va permite confirmarea depunerii cererii pana la emiterea certificatului propriu-zis, cu intentia de a facilita gestionarea situatiilor in care documentul nu este disponibil imediat.

Acest lucru marcheaza trecerea de la o abordare reactiva la una preventiva, in care conformarea trebuie asigurata inca din faza de planificare a mobilitatii.

Conditii mai stricte pentru detasare
Una dintre modificarile cu impact direct este introducerea explicita a unei perioade minime de afiliere de 3 luni la sistemul de securitate sociala inainte de detasare.

Avand in vedere ca afilierea de minimum o luna, de care se tinea cont pana acum, nu reprezenta decat o recomandare, o astfel de reglementare clara limiteaza in mod evident posibilitatea detasarii imediate a persoanelor nou-angajate si, in consecinta, va necesita o planificare mai atenta a resurselor umane.

Limitarea detasarilor succesive
Daca anterior recomandarea era de a avea o pauza minima de o luna intre detasari de 24 de luni, in situatiile in care activitatea era desfasurata in acelasi stat membru pentru perioade extinse, noile reguli introduc o pauza de cel putin doua luni.

Aceasta masura urmareste sa reduca situatiile in care detasarile succesive sunt utilizate pentru a acoperi activitati din acelasi stat care, in realitate, au un caracter permanent.

Reguli noi pentru deplasarile de scurta durata
Noile reguli aduc modificari asteptate de mediul de afaceri. Sunt reglementate explicit anumite deplasari de afaceri de scurta durata (maximum trei zile consecutive intr-o perioada de 30 de zile), precum participarea la intalniri, conferinte sau programe de formare, pentru care nu mai exista obligatia obtinerii certificatului A1. Exceptia nu se aplica insa activitatilor care implica prestarea de servicii sau livrarea de bunuri, precum si activitatilor din sectorul constructiilor, chiar daca acestea au o durata redusa.

Desi eliminarea obligatiei de a obtine certificatul A1 poate parea, la prima vedere, o simplificare binevenita, aceasta vine la pachet cu o responsabilitate mai mare pentru angajatori si angajati. Companiile vor trebui sa monitorizeze si sa documenteze cu atentie atat scopul, cat si durata deplasarii, astfel incat sa poata demonstra ca deplasarea nu reprezinta o prestare de servicii si sa sustina aplicarea exceptiei in eventualitatea unui control.

Reguli mai clare pentru situatiile de pluriactivitate
Certificatul A1 pentru situatiile in care activitatea se desfasoara in mai multe state va putea fi emis pentru o perioada de pana la 24 de luni, cu posibilitatea prelungirii. Actualmente, multe state il emit pentru o perioada de 12 luni.

Sunt revizuite criteriile pentru determinarea statului de rezidenta al „angajatorului”. De asemenea, testul privind desfasurarea unei parti semnificative a activitatii in statul de rezidenta (pragul de 25%) va fi calculat diferit, urmand sa fie luat in considerare timpul de lucru desfasurat la nivel global, inclusiv zilele lucrate in afara Uniunii Europene. Se doreste ca noul cadru sa contribuie la o aplicare mai uniforma a acestora la nivelul statelor membre.

Ce inseamna concret pentru angajatori?
Desi nu schimba fundamental arhitectura regulilor existente, reforma modifica semnificativ modul in care acestea trebuie aplicate. Pentru angajatori, implicatiile sunt clare:

• mobilitatea internationala necesita o atentie sporita si o planificare mai riguroasa
• detasarile succesive devin mai dificil de utilizat ca solutie operationala
• formalitatile trebuie gestionate inainte de inceperea activitatii
• riscurile de neconformare cresc.

Pe scurt, daca pana acum anumite aspecte puteau fi clarificate ulterior, noul mesaj este unul ferm: analiza si documentarea trebuie sa preceada deplasarea, nu sa o urmeze.

Ce urmeaza?
Momentul aplicarii va depinde de finalizarea procesului legislativ si de publicarea oficiala in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, precum si de eventualele dispozitii tranzitorii incluse. Este important sa urmarim evolutia si sa vedem forma finala dupa publicarea textului, precum si calendarul de implementare. Pana atunci, directia dorita este clara: mai putina flexibilitate informala si mai multa predictibilitate, bazata pe reguli explicite si aplicate uniform la nivelul Uniunii Europene.

Autori: Stela Andrei (foto), Partener, People Advisory Services, EY Romania
Dorina Marcu, Manager, People Advisory Services, EY Romania