Amenzile pentru nerespectarea obligatiilor financiar-contabile de catre companii au crescut considerabil, in unele cazuri chiar dublandu-se, dupa modificarile aduse la Legea nr. 82/1991 (Legea contabilitatii) de Ordonanta trenulet (OUG nr. 115/2023).

Toate modificarile prevazute in Ordonanta trenulet se aplica incepand cu situatiile financiare anuale aferente exercitiului financiar 2023.

Modificarile cu cel mai mare impact vizeaza obligatiile privind existenta manualului de politici contabile si efectuarea inventarierii, scopul autoritatilor fiind acela de creste gradul de conformare voluntara si totodata de a sanctiona societatile care nu isi indeplinesc obligatiile statutare.

Trebuie mentionat intr-adevar ca amenzile detaliate in articolul 42 din Legea contabilitatii nu au mai suferit modificari majore din 2011, iar unele chiar dinainte de 2008.  

Care sunt noile valori ale amenzilor?

Un prim pas in majorarea amenzilor aplicabile societatilor a fost facut odata cu Legea nr. 296/ 2023 prin care s-a eliminat facilitatea potrivit careia agentii economici sanctionati in baza Legii contabilitatii aveau posibilitatea de a achita, in termen de 15 zile de la data inmanarii sau comunicarii procesului-verbal, jumatate din minimul amenzii.

Inainte de modificarile din Ordonanta trenulet, o societate care detinea active si datorii sau efectua operatiuni economico-financiare fara sa le inregistreze in contabilitate putea fi sanctionata cu sume cuprinse intre 1.000 si 10.000 lei. Incepand cu sfarsitul anului 2023, ea poate fi amendata cu sume cuprinse intre 2.000 si 20.000 lei, practic duble fata de nivelul anterior.

O alta modificare de impact este legata de existenta manualului de politici si proceduri contabile. Astfel, daca o societate nu respecta prevederile emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la aprobarea politicilor si procedurilor contabile, inainte putea fi sanctionata cu amenzi intre 300 si 4.000 lei. Acum poate primi amenzi intre 4.000 si 10.000 lei.

Va reamintim ca existenta manualului de politici contabile este prevazuta si in Ordinul ministrului finantelor publice (OMFP) nr. 1802/ 2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, dar obligatia de aprobare a politicilor si procedurilor contabile este reglementata in Legea Contabilitatii. Desigur, responsabilitatea le revine administratorilor care semneaza o declaratie ce se depune impreuna cu setul de situatii financiare anuale, declaratie prin care acestia confirma ca politicile contabile utilizate la intocmirea situatiilor financiare anuale sunt conforme cu reglementarile contabile in vigoare.

In general, o societate trebuie sa isi pregateasca inca de la infiintare manualul de politici contabile prin care detaliaza politicile si procedurile contabile pe care le va aplica in efectuarea operatiunilor financiar-contabile, tinand cont de specificul activitatii desfasurate. Desigur, de-a lungul timpului manualul de politici si proceduri contabile trebuie actualizat astfel incat sa cuprinda modificarile aduse legislatiei in vigoare sau, dupa caz, eventualele schimbari cu privire la politicile contabile aplicate la nivelul societatii.

Preocuparea pentru manualul de politici contabile implica o recurenta redusa, insa nu acelasi lucru se poate spune despre procesul de inventariere. Conform legii, efectuarea inventarierii patrimoniului este obligatorie cel putin o data in fiecare exercitiu financiar, dar si in cazul fuziunii, divizarii, transformarii sau lichidarii unei societati. Este important de mentionat ca efectuarea inventarierii anuale se refera la inventarierea tuturor elementelor patrimoniale si nu se limiteaza la elementele de active fixe sau stocuri. Prevederi referitoare la inventariere se gasesc in OMFP nr. 1802/ 2014, dar si in OMFP nr. 2861/ 2009.

Daca o societate nu efectueaza inventarierea patrimoniului cel putin o data pe an, incepand cu anul 2023 poate fi sanctionata cu amenzi intre 3.000 lei si 20.000 lei, fata de valorile anterioare cuprinse intre 400 si 5.000 lei. Este important de retinut ca in practica am observat ca documentele pregatite cu ocazia inventarierii patrimoniului sunt solicitate si in cadrul inspectiilor fiscale.

O alta modificare cu impact semnificativ este cea referitoare la sanctiunile/amenzile aplicate pentru nerespectarea prevederilor cu privire la utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate si intocmirea si utilizarea documentelor justificative pentru toate operatiunile efectuate si inregistrate in contabilitate, dar si pastrarea si arhivarea acestora. Practic, prin modificarile aduse, amenzile se maresc de la 300 - 4.000 lei la valori cuprinse intre 2.000 lei si 20.000 lei. Conform legii contabilitatii, registrele de contabilitate obligatorii sunt registrul-jurnal, registrul-inventar, Cartea mare si balanta de verificare.

Noi termene de arhivare

In anul 2023, prin Legea nr. 36/2023 au fost reduse anumite termene de arhivare de la zece la cinci ani. Astfel, registrele de contabilitate, documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate si bazele de date rezultatele in urma utilizarii sistemelor de contabilitate se vor pastra pe o perioada de cinci ani. Trebuie insa sa fim vigilenti cu privire la modalitatea de calcul a acestei perioade.

Situatiile financiare si raportarile contabile se vor pastra zece ani. Nu sunt aduse modificari amenzilor pentru nedepunerea in termen a situatiilor financiare anuale sau a raportarilor contabile.

Totusi, administratorii trebuie sa acorde o atentie sporita modalitatii de conformare la Legea contabilitatii, deoarece, in urma acestor modificari legislative, o societate comerciala cu un an financiar diferit de anul calendaristic, care are obligatia auditarii situatiilor financiare, dar nu si de a intocmi situatii financiare consolidate, daca nu respecta prevederile impuse de lege poate fi sanctionata cu pana la 60.000 lei (suma calculata pe valorile minime ale sanctiunilor), comparativ cu valorile anterioare de pana la 20.000 lei (luand in considerare si facilitatea de a plati jumatate din valoarea amenzilor in 15 zile).

Autor: Miruna Dragoman (foto), Senior Manager PwC Romania