Ordinul Ministerului Finantelor nr. 2649/2023 privind modificarea si completarea unor reglementari contabile a introdus noi conturi contabile, printre care figureaza si 6121 „Cheltuieli cu redeventele”, 6122 „Cheltuieli cu locatiile de gestiune”, 6123 „Cheltuieli cu chiriile”, 616 „Cheltuieli cu drepturile de proprietate intelectuala”,  617 „Cheltuieli de management" si 618 „Cheltuieli de consultanta". Aceste conturi sunt aplicabile incepand cu situatiile financiare aferente anului 2023.

Pe de alta parte, Ordinul 5394/2023, prin care este reglementata intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale si a raportarilor contabile anuale pentru 2023, prevede prezentarea pe linii separate in contul de profit si pierdere a cheltuielilor de management si de consultanta inregistrate in 2023, cu evidentierea distincta a tranzactiilor efectuate cu partile afiliate.

Astfel, din punct de vedere practic, pentru inchiderea exercitiului financiar 2023, entitatile trebuie sa analizeze cheltuielile inregistrate in contabilitate pe parcursul intregului exercitiu financiar pentru a detalia si, dupa caz, pentru a reclasifica in conturi distincte aceste categorii de cheltuieli.

Ca regula generala, pentru fiecare element semnificativ din situatiile financiare trebuie sa existe informatii aferente in notele explicative care sunt parte a situatiilor financiare. De asemenea, reglementarile contabile includ cerinta de a prezenta in notele care insotesc situatiile financiare informatii referitoare la tranzactiile cu parti afiliate, inclusiv suma acestor tranzactii, natura relatiei cu partile respective si alte informatii vizavi de aceste operatiuni.

Tinand cont ca informatiile cu privire la tranzactiile cu parti afiliate erau deja prezentate in notele explicative la situatiile financiare, aceste noi prevederi contabile scot in evidenta intentia autoritatilor de a putea analiza de la distanta, intr-un mod automat, informatiile referitoare la aceste tipuri de cheltuieli, pe baza formularelor electronice raportate de entitati ca parte a situatiilor financiare si a raportarilor contabile aplicabile pentru toti contribuabilii.

In continuare, avand la dispozitie informatii detaliate in raportarea SAF-T pentru contribuabilii mari si mijlocii, autoritatile au posibilitatea de a analiza in detaliu tranzactiile la nivel de document justificativ/ factura si la nivel de inregistrare contabila si vor putea solicita ulterior, punctual, detalii/ explicatii pentru anumite tranzactii.

Legislatia contabila nu include definitii specifice pentru aceste tipuri de cheltuieli. Avem insa principii generale de raportare financiara, iar in acest caz trebuie sa avem in vedere contabilizarea si prezentarea elementelor din contul de profit si pierdere tinand seama de fondul economic al tranzactiei. Ca regula, forma juridica a unui document trebuie sa fie in concordanta cu realitatea economica, iar atunci cand exista diferente intre fondul sau natura economica a unei operatiuni sau tranzactii si forma sa juridica, entitatea va inregistra in contabilitate aceste operatiuni, cu respectarea fondului economic al acestora.

Contabilizarea intr-un cont distinct a cheltuielilor de management sau de consultanta poate veni in practica cu provocari pentru aplicarea rationamentului contabil. Ne intrebam daca, in cazul unui contract care se refera la managementul anumitor activitati, de exemplu, managementul trezoreriei sau managementul facilitatilor de birouri, cheltuielile ar trebui contabilizate in aceeasi categorie de cheltuieli de management, precum cheltuielile aferente contractelor in baza carora isi desfasoara activitatea consiliul de administratie al societatii.

Daca ne referim la contracte in baza carora isi desfasoara activitatea administratori persoane fizice, care anterior Ordinului 2694/2023 erau contabilizate similar cheltuielilor salariale, consideram ca tratamentul contabil nu ar trebui modificat, respectiv nu ar trebui facuta reclasificarea acestor cheltuieli in categoria cheltuielilor de management. Pe de alta parte, daca in conformitate cu prevederile contractuale respective, aceste cheltuieli nu sunt similare cheltuielilor de personal si erau contabilizate in categoria altor cheltuieli cu serviciile executate de terti, atunci se impune reclasificarea lor in conturile specifice introduse in legislatie.

Pentru reclasificarea cheltuielilor in categoriile de consultanta sau management, trebuie analizate in substanta prevederile contractuale si natura serviciilor efectiv prestate, tinand cont de principiile generale de raportare financiara si de faptul ca managementul implica un ansamblu de activitati de organizare si conducere a unor activitati, iar consultanta implica furnizarea unor sfaturi, opinii, concluzii de catre o persoana in probleme ce tin de specialitatea sa.

Pentru a fi pregatiti in situatia unor eventuale controale la distanta efectuate de autoritatile fiscale, urmate de solicitari aditionale de informatii, societatile ar trebui sa documenteze in manualul de politici si proceduri contabile principiile si regulile aplicate pentru clasificarea acestor tipuri de cheltuieli si sa se asigure ca acestea sunt aplicate consecvent de la o perioada la alta.

Din punct de vedere fiscal, de multe ori in cazul controalelor fiscale, in situatia in care aceste cheltuieli sunt aferente unor tranzactii cu parti afiliate, inspectorii nu au acordat deducere pentru aceste tipuri de cheltuieli si pentru TVA aferenta, invocand lipsa documentelor justificative pentru a sustine ca aceste servicii sunt prestate efectiv in beneficiul societatii.

Ramane de vazut cum vor fi analizate pe viitor de catre autoritati informatiile raportate de societati prin situatiile financiare, odata cu introducerea acestor conturi, si in ce masura vor aparea modificari ale regulilor de deductibilitate fiscala a acestor cheltuieli.

Autori: Diana Lupu (foto stanga sus), Partener, Global Compliance and Reporting, EY Romania
Ana-Maria Nitu (foto dreapta), Senior Manager, Global Compliance and Reporting, EY Romania