Standard Audit File for Tax, cunoscut sub denumirea prescurtata SAF-T, reprezinta una dintre cele mai complete raportari pe care companiile romanesti trebuie sa le respecte, iar realitatea arata ca multe dintre acestea se confrunta cu dificultati in implementarea si asigurarea calitatii acestor raportari.

Asa cum este prezentata in schema SAF-T, prin legislatia romaneasca sunt obligatorii trei declaratii de depus: lunara, la cerere si declaratia anuala, dedicata situatiei activelor companiei. In acest moment, mai sunt doar cateva zile pana la depunerea SAF-T active, o declaratie anuala ce are ca termen 150 de zile de la sfarsitul anului financiar. Mai exact, odata cu situatiile financiare anuale avem termen si pentru SAF-T active. Aceasta declaratie trebuie sa contina informatii si date reconciliabile cu informatiile din situatiile financiare anuale, mai precis formularul F40.

Este esential ca departamentele de contabilitate si taxe sa inteleaga in detaliu cerintele de raportare SAF-T si sa lucreze indeaproape cu departamentele de suport informatic pentru a identifica cele mai adecvate solutii care sa permita conformarea cu aceste cerinte de raportare.

SAF-T este un fisier electronic standardizat care contine date contabile detaliate, inclusiv vanzarile, achizitiile, platile precum si datele fiscale relevante pentru TVA si impozite cu retinere la sursa. Ca parte a raportarii anuale SAF-T prezinta informatii detaliate privind mijloacele fixe, iar la cerere, se prezinta informatii detaliate privind stocurile. Scopul principal al raportarii SAF-T este de a simplifica procesul de audit fiscal si de a preveni frauda fiscala.

Incepand cu anul 2022, marii contribuabili din Romania trebuie sa depuna lunar/trimestrial fisierul SAF-T la autoritatile fiscale, pana in ultima zi a lunii pentru luna/trimestrul precedent. Pentru contribuabilii mijlocii, raportarea este aplicabila incepand cu anul 2023, cu o perioada de gratie care expira la finalul lunii iulie 2023. Nerespectarea cerintelor de raportare SAF-T poate duce la amenzi, necesitatea unor eforturi suplimentare pentru corectie si timpi suplimentari pentru reconcilierile datelor din SAF-T cu alte declaratii fiscale ori situatii financiare pe parcursul unui control fiscal pentru perioada respectiva. Din aceasta perspectiva, devine lesne de inteles de ce este necesara analiza foarte detaliata a proceselor interne de colectare a datelor si de raportare, astfel incat aceasta declaratie (D406) sa fie corect si complet intocmita.

Multe companii se confrunta cu dificultati si sunt coplesite de volumul datelor cerute pentru a se conforma cerintelor de raportare SAF-T, avand in vedere complexitatea fisierului electronic si termenele stricte. Companiile care nu au o infrastructura IT adecvata, folosesc multiple solutii ERP sau cele care utilizeaza softuri necustomizate pentru raportarea statutara se pot confrunta, de asemenea, cu dificultati in generarea fisierului SAF-T.

Provocarile in pregatirea declaratiei SAF-T provin fie din volumul mare de tranzactii, din lipsa unor informatii despre parteneri, din codificari de taxe sau valoarea taxelor la nivel de tranzactie/linie de tranzactie, fie din utilizarea a multiple solutii ERP si anumite procese/reconcilieri manuale pentru a adresa deficientele din ERP-ul de baza.  

Concluzia care se desprinde este simpla in cuvinte, dar complexa in aplicare: devine absolut necesara o analiza completa a procedurilor companiei prin care diferite departamente colecteaza informatiile si intocmesc rapoartele financiare si de gestiune, precum si a fluxurilor prin care interactioneaza diviziile interne pentru a genera rapoartele necesare generarii raportarii SAF-T.

Este foarte posibil sa se ajunga la concluzia ca va fi nevoie de investitii noi, poate nebugetate, care ar simplifica colectarea si prelucrarea datelor necesare completarii declaratiei SAF-T. Decizia de investitie trebuie analizata in contextul beneficiilor si riscurilor care decurg pe termen lung din calitatea datelor fiscale raportate.

Autori: Diana Lupu (foto stanga sus), Partener, Global Compliance and Reporting, EY Romania
Georgiana Constantin (foto dreapta), Senior Manager, Taxe indirecte, EY Romania si
Roxana Serban (foto stanga), Manager, Global Compliance and Reporting, EY Romania