Procesatorii de plati din Romania trebuie sa se alinieze, incepand cu 1 ianuarie 2024, obligatiei instituite la nivel european de a monitoriza si raporta trimestrial informatii cu privire la plati transfrontaliere. Este vorba despre o noua raportare la nivelul UE, pentru care datele vor fi transmise, la nivel de tranzactie, in format electronic de tip XML.

Rolul principal al acestei noi raportari, denumita Sistemul Electronic Central de Informatii de Plata – CESOP (din denumirea in engleza Central Electronic System of Payment Information) este acela de a combate frauda de TVA in comertul electronic, o zona traditional cu risc de pierdere a veniturilor din TVA. Astfel, informatiile transmise de furnizorii serviciilor de plata se vor centraliza in baza de date europeana CESOP, unde vor fi analizate de experti anti-frauda.

Cu alte cuvinte, furnizorii serviciilor de plata vor lua parte la efortul autoritatilor fiscale de combatere a evaziunii fiscale si fraudei in comertul online, prin comunicarea unor informatii relevante care sa contribuie la monitorizarea si identificarea activitatilor neimpozitate.

Care sunt conditiile care conduc la obligatia de raportare?

Pentru a monitoriza si verifica acele tranzactii de plata care pot indica o activitate economica materiala (ce ar putea fi asociata unei pierderi din TVA la bugetul de stat), legiuitorul european a stabilit o serie de criterii ce conduc la obligatia de raportare:

• Platitorul se afla in Uniunea Europeana
• Plata este transfrontaliera (platitorul se afla intr-un stat membru, iar beneficiarul se afla fie intr-un alt stat membru UE, fie intr-o tara terta)
• Mai mult de 25 de plati au fost procesate catre un beneficiar in acelasi trimestru calendaristic.

Cine are obligatia de a raporta? Ca regula, obligatia de raportare ii revine furnizorului de servicii de plata al beneficiarului. Totusi, daca acest furnizor de servicii de plata se afla intr-o tara terta, obligatia de raportare ii revine furnizorului de servicii de plata al platitorului.

Asadar, pentru o raportare corecta, este critic pentru furnizorii de servicii de plata din Romania sa monitorizeze conditiile care declanseaza obligatia de raportare, inclusiv pragul de 25 de plati, sa raporteze datele necesare, daca beneficiarii din Romania primesc plati din alte state membre sau in cazul in care proceseaza plati in numele platitorului din Romania catre beneficiari stabiliti intr-o tara terta.

Care sunt entitatile vizate?

Am putea spune simplu, procesatorii de plati, dar pentru o mai buna identificare este important sa le enumeram: institutiile de credit – banci, IFN-uri, leasing, institutiile emitente de moneda electronica, institutiile de plata, institutiile de virament postal care presteaza servicii de plata. In practica, bancile, furnizorii de scheme de plata cu cardul, precum si platformele si pietele online care detin fonduri pe seama clientilor lor vor fi, cel mai probabil, cei mai afectati de noile reguli.

Subliniem faptul ca furnizorii de servicii de plata care proceseaza anual tranzactii de plata mai mici de 3 milioane euro intra si ei in sfera raportarii CESOP.

Termene de raportare si tipul de date raportate

Potrivit regulilor instituite la nivel european pentru CESOP, raportarea va avea loc trimestrial, incepand cu luna ianuarie 2024, pana cel tarziu la sfarsitul lunii care urmeaza trimestrului calendaristic. Astfel, pentru primul trimestru din 2024 datele trebuie transmise autoritatilor din Romania pana cel tarziu la 30 aprilie 2024.

Informatiile care trebuie raportate la nivel de tranzactie sunt, printre altele, codul BIC, informatii despre beneficiarul platii, informatii despre plata sau restituirea platii precum si informatii despre locul unde se afla platitorul.

Pasii necesari pentru a va pregati pentru raportarea CESOP?

Obligatia de raportare CESOP este prevazuta de Directiva Europeana 2020/284, ce ar trebui transpusa in legislatia nationala pana la finalul acestui an, cu intrare in vigoare la 1 ianuarie 2024.
Avand in vedere termenele scurte de raportare si faptul ca noua obligatie va intra in vigoare in doar cateva luni, recomandarea noastra este ca procesatorii de plati care intra in sfera raportarii CESOP sa initieze deja pregatirile in acest sens.

Pentru o raportare corecta si in timp util, in anticiparea proiectului legislativ de implementare a Directivei europene, procesatorii de plati ar trebui sa initieze in mod pro-activ demersurile de implementare, pentru a se asigura ca la inceputul anului viitor cunosc si sunt pregatiti sa raporteze conform cerintelor, fiind necesar sa:
• inteleaga ce presupun noile cerinte si sa-si instruiasca personalul in ceea ce priveste raportarea CESOP;
• identifice toate platile si tranzactiile care intra in scopul raportarii, inclusiv sa poata determina conditiile care declanseaza raportarea;
• evalueze calitatea datelor, mai specific daca datele necesare pentru raportare sunt disponibile, sunt colectate intr-un mod consistent pentru toate tranzactiile, sunt complete si corecte;
• ajusteze sistemele ERP sau sa gaseasca solutii pentru a putea extrage datele necesare si sa le raporteze in formatul XML;
• creeze proceduri de control pentru a revizui acurateta datelor inainte de a trimite fisierul XML autoritatilor fiscale.

Ianuarie 2024 este la un pas distanta, daca ne gandim ce inseamna pregatirea pentru o raportare fiscala la nivel de tranzactie. Recomandam tuturor agentilor economici care proceseaza plati din Romania sa initieze analiza necesara pentru a identifica in ce masura le este incidenta noua raportare si cum sa se pregateasca pentru a putea raporta CESOP din 2024.

Autori: Florina Paring (foto stanga sus), Director, Taxe indirecte, EY Romania,
Oana Popescu (foto dreapta), Manager, Taxe indirecte, EY Romania