Comunicarea inteleasa ca schimb de mesaje si informatii intre oamenii se reformuleaza. Oamenii nu se mai conecteaza doar intre ei ci si cu diverse dispozitive smart. La limita am putea spune ca uneori pare mai puternica aceasta din urma conectare decat cea cu oamenii. Platforme, software-uri care faciliteaza colaborarea, aplicatii sau portaluri dau acces la informatie dupa preferinte.

Pentru companii este o provocare sa tina pasul cu acest ritm alert de schimbare, dar pentru functia de audit este o oportunitate de a creste transparenta, de a imbunatati evaluarea riscurilor, de a automatiza procesele manuale si, in final, de a imbunatati calitatea auditului.

Companiile pot beneficia de auditul transformat digital, facand urmatorii pasi:
1. Colectarea de date contabile mai aprofundate, care sa poata fi monitorizate prin controale de preventie a fraudei si sa permita imbunatatirea proceselor de raportare financiara. Analiza completa a registrului contabil nu este utila doar pentru identificarea tiparelor si abaterilor, ci si pentru sublinierea proceselor prin care trece personalul atunci cand inregistreaza tranzactiile financiare.

2. Extinderea scopului de utilizare a datelor in format digital pentru a fi incluse in auditul digital. Contracte, garantii si date referitoare la provizioane pentru evenimente viitoare, aducerea acestor informatii digitale in sfera aplicatiilor de audit ajuta la imbunatatirea calitatii proceselor si ofera o baza imbunatatita pe care auditorii pot face analize.

3. Transferul de informatii de la echipa financiara catre cea de audit. Cand informatiile sunt partajate in mod sigur si eficient printr-o platforma de audit complet digitala, procesul de audit se va desfasura mai lin si calitatea auditului va fi imbunatatita. Echipa financiara a companiei va evita, de asemenea, duplicarea eforturilor si va economisi timp pentru sustinerea cu date a misiunii de audit, deoarece diferitelor persoane nu li se va cere sa furnizeze aceleasi informatii.

4. Punerea la dispozitia auditorilor a unui volum crescut de date. Deoarece auditorii pot utiliza acum instrumente de analiza pentru a testa seturi de date intregi, pe langa faptul ca se bazeaza pe tehnicile de esantionare folosite in trecut, pot apela la aceasta abundenta de informatii pentru a identifica modele sau tendinte semnificative sau neobisnuite, precum si alte oportunitati si riscuri.

Provocarile pentru implementarea unui audit digitalizat sunt:
• Lipsa increderii – Unele organizatii pot fi reticente sa partajeze informatii cu auditorii lor printr-o platforma online. Acest lucru se poate datora lipsei de familiarizare cu platforma de audit, ingrijorari cu privire la modul in care vor fi utilizate informatiile sau preocupari cu privire la securitatea datelor.

• Securitatea slaba a datelor – O conectivitate mai mare in cadrul auditului poate expune companiile la probleme de protectie a datelor si de reglementare a securitatii. Companiile ar trebui sa fie atente la datele pe care le partajeaza cu auditorii lor si sa se asigure ca aceste date sunt prelucrate si stocate in mod corespunzator.

• Sisteme depasite – Sistemele de IT invechite pot impiedica o companie sa profite din plin de un audit conectat digital. Unele date relevante pentru procesul de audit s-ar putea sa nu fie disponibile intr-un format structurat. Este posibil sa existe inca doar sub forma de hartie si sa fie pastrate in locatii fizice diferite.

Captarea informatiei mai rapid si mai sigur nu este doar un proces mai convenabil pentru companii prin care acestea sa-si gestioneze operatiunile, dar faciliteaza si crearea unui mediu care abunda de informatie si care ofera o cunoastere aprofundata relevanta si pentru misiunea de audit.

Companiile dinamice, cele care marcheaza cresteri ale cifrei de afaceri si cota de piata, vor ca auditorul lor sa utilizeze tehnologia. In acest mod se economiseste timp si energie, se da calitate mai mare tuturor livrabilelor, se stocheaza datele relevante, se furnizeaza actualizari precise ale progresului procesului de audit si se faciliteaza schimbul de informatii. Acestea sunt beneficiile unei functiuni de audit transformata digital.

Autor: Florentina Susnea (foto), Managing Partner, PKF Finconta