Autor: Oana Nica (foto), Supervising Associate, Business Development, EY Romania

Nu mai putin de 88% dintre proiectele aflate in derulare, in orice moment, sunt in depasire de termen, de buget, sau chiar amandoua in acelasi timp. Mai mult, peste 65% dintre proiecte se incheie fara a-si atinge indicatorii de cost, calitate stabiliti. Iata de ce, in conditiile in care firmele cauta cu asiduitate eficienta, predarea unui proiect la timp, conform bugetului si la standardele de calitate asteptate va fi intotdeauna o provocare pentru orice manager de proiect.

Tollgate management, adica luarea in calcul a unor puncte de evaluare intermediara, poate reprezenta o modalitate eficienta de gestiune a proiectului, prin facilitarea unor verificari ale progresului, reevaluarea riscurilor si problemelor aparute pe parcursul intregului ciclu de viata al proiectelor. Pentru fiecare astfel de punct de control se definesc criterii majore de masurare a progresului, in asa fel incat fiecare evaluare sa functioneze dupa logica go/no go. In cazul in care criteriile sunt atinse, se poate trece la urmatorul punct de control.

Beneficiile acestei abordari sunt semnificative:
► Este o metoda excelenta de gestionare a riscului – permite analize de progres a proiectului, evaluarea masurii in care au fost indeplinite criteriile stabilite, deciderea momentului de demarare a proiectului
► Asigura un plan de proiect gestionabil – organizeaza planul in sectiuni controlabile
► Asigura o mai buna planificare – prevede etape de revizuire formala in punctele in care se asteapta un risc crescut
► Atribuie mai multa putere de decizie celor care conduc proiectul – abordarea managementului prin exceptie

Stabilirea etapelor de evaluare
Urmarind planificarea proiectului si etapele sale distincte, se poate stabili unde pot sa aiba loc evaluarile intermediare, precum si criteriile asociate acestora. Exista doua modalitati clasice de a stabili unde pot fi amplasate etapele de evaluare intermediara: in functie de fazele proiectului si in functie de rezultatele prevazute in etapele cheie ale proiectului – cum ar fi, de exemplu, finalizarea definirii sistemului de proiect. Odata ce a fost identificat momentul in care va avea loc evaluarea intermediara, e bine sa se faca o descriere a fiecarei astfel de etape pentru a le distinge ulterior in procesul de raportare.

Definirea criteriilor punctelor de control
Definirea unor criterii pentru fiecare etapa de evaluare intermediara permite o analiza obiectiva a progreselor inregistrate de proiect, pe baza carora sa se ia decizia daca proiectul poate continua. Este esential ca toate aceste criterii sa fie masurabile. Drept criterii centrale, se recomanda fazele cheie ale proiectului si atingerea principalelor obiective propuse. Acestea ar trebui sa includa aspecte specifice ale activitatilor de management al schimbarii sau de management al beneficiilor.

Intalnirile de analiza a evaluarilor intermediare
Pe masura ce se apropie o sesiune de evaluare intemediara, ar trebui stabilita o intalnire formala pentru a se analiza progresul inregistrat de proiect si pentru a se decide modul in care se va continua. Criteriile de evaluare trebuie analizate individual de toate partile implicate, de la comitetul director, la echipa de coordonare a proiectului. Acest proces presupune validarea progresului general al proiectului in raport cu planul initial. Este, de asemenea, cadrul pentru o discutie generala asupra modului in care proiectul ar trebui sa se desfasoare.

Recomandari pentru pregatirea intalnirii de analiza a evaluarilor intermediare:
► Listati criteriile etapei de evaluare intermediara care va fi discutata
► Faceti o estimare procentuala a gradului de indeplinire a fiecarui criteriu
► Oferiti detalii suplimentare privind situatia fiecarei etape de evaluare intermediara
► Dezvoltati recomandari generale pentru fiecare dintre decizii: de a merge mai departe sau nu, bazate pe progresul general si pe criteriile etapei de evaluare intermediara.

Recomandari pentru folosirea etapelor de evaluare intermediara:
► Calendarul sesiunilor de evaluare intermediara ar trebui sa fie stabilit in functie de etapele vizate ale proiectului
► La stabilirea criteriilor de analiza ale etapelor de evaluare intermediara luati in considerare: gradul de realizare a obiectivelor cheie, faza in care se gaseste proiectul, obtinerea de informatii cu privire la progresele inregistrate de proiect
► Pentru a decide cand este mai oportun sa se organizeze o evaluare intermediara in cadrul proiectului, faceti recomandari Comitetului Director
► Daca trecerea printr-o etapa de evaluare intermediara ar putea duce la cresterea nivelului de expunere la risc pentru proiect, opriti proiectul pana sunt indeplinite toate criteriile
► Cereti sprijinul si recomandarile Comitetului Director pentru a trece prin etapa de evaluare intermediara
► Informati regulat toate partile implicate si gestionati-le asteptarile pe parcursul intregului proces de evaluare intermediara pentru a evita orice surpriza neplacuta.

De-a lungul ciclului de viata al unui proiectului, exista multe provocari de rezolvat si multe asteptari la care trebuie sa se raspunda. Pentru a implementa cu succes un proiect, managerii de proiect adopta metoda segmentarii acestuia pe etape distincte sau etape de evaluare intermediara. Acest lucru ajuta la realizarea unor verificari mai riguroase si a unui control mai strict al progreselor inregistrate, al riscurilor si problemelor ce pot surveni in ciclul de viata al proiectului. Adoptarea unei abordari de management bazat pe etape de evaluare intermediara usureaza procesul de planificare a proiectului si permite luarea de decizii argumentate si informate la nivelul conducerii.